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I Fascicoli di CLIENS REDIGO
Processo Telematico a Teramo: sperimentazione L'atto telematico


Cliens Redigo è un piccolo gestionale che, alle funzionalità di redattore necessarie per la creazione e il deposito degli atti telematici, aggiunge alcune funzioni tipiche dei programmi di gestione dello studio legale, che aiutano a catalogare e ricercare le informazioni relative ai fascicoli, ai clienti e ai documenti creati.

Le sezioni disponibili in Cliens Redigo riguardano i Fascicoli, la Rubrica, il Formulario (completamente personalizzabile, in cui si possono inserire i modelli di tutti gli atti e le comunicazioni dello studio) e il Processo telematico.

Per quanto riguarda la creazione delle buste telematiche, poiché nel caso specifico del Tribunale di Teramo non si dovranno inviare atti introduttivi, possiamo supporre che l'avvocato avrà già creato il fascicolo.
Nel nostro esempio, supponiamo inoltre che l'avvocato debba inviare la seconda memoria 183 corredata di due allegati: gli allegati saranno già stati importati in formato pdf (come scansioni), mentre la memoria è stata redatta con Word. I tre file sono stati registrati in una cartella nel computer.

Il primo passo consiste nell'importare i documenti nel fascicolo; l'operazione è semplicissima: basta aprire il fascicolo nella sezione "Documenti" e trascinarci i tre file direttamente dalla cartella in cui si tovano:

Clicca&Trascina documenti nel fascicolo

 

A questo punto tutto è pronto per creare la busta informatica per il deposito telematico della memoria. Per farlo è necessario cliccare sulla voce "Nuova Busta" disponibile nella pagina principale di Cliens.
E' molto importante notare che Cliens non richiede, in questa fase, che venga inserito il dispositivo di firma digitale nel computer: la creazione delle buste può, quindi, essere eseguita da personale dello studio (segretarie, giovani avvocati o praticanti) a cui l'avvocato non è costretto a consegnare il proprio dispositivo di firma digitale. Questo mantiene alto il livello di sicurezza pur consentendo al professionista di delegare ad altri i lavori di routine.

Al click sulla voce "Nuova Busta", Cliens apre una finestra contenente un percorso guidato che assisterà l'utilizzatore nella creazione della busta telematica. Vi sono tre "tappe" da compiere; la prima consiste nello specificare il fascicolo, il tipo di memoria, il nome da assegnare alla busta (ad uso interno dello studio, per identificarla tra le altre) e nel selezionare l'atto principale:

Creazione della busta telematica: selezione dell'atto principale

Alla selezione dell'atto Principale, Cliens propone tre differenti possibilità di individuazione del file contenente la memoria da depositare. Se si accede all'Archivio generale dei Documenti, Cliens visualizzerà tutti i documenti inseriti nel fascicolo prescelto.
Si puo passare, quindi, alla fase successiva premendo sul bottone "Avanti" posto nella barra verde in basso alla finestra. Nel secondo passo, il percorso guidato permette di indicare la Nota di iscrizione a ruolo, la Procura alle liti e gli eventuali allegati della memoria. Nella sperimentazione che sta partendo a Teramo, ricordiamo, si devono inviare esclusivamente memorie che non generino nuovi fascicoli o per cui, comunque, non sia previsto il pagamento del contributo unificato. Il Tipo di Atto che sarà stato selezionato nella prima pagina del percorso guidato, pertanto, sarà tale che le sezioni della seconda pagina dedicate alla Nota di iscrizione a ruolo e alla Procura alle liti non siano attive. In essa, pertanto, l'unica cosa che si dovrà fare è la selezione degli eventuali allegati:

Creazione della busta telematica: selezione degli alegati

Per indicare gli allegati, ancora una volta si deve accedere all'Archivio generale dei Documenti, in cui Cliens visualizzerà tutti quelli inseriti nel fascicolo prescelto. Si puo, quindi, passare all'ultima fase premendo sul bottone "Avanti". Essa prevede l'indicazione dell'avvocato mittente e della cancelleria di destinazione dell'atto. Entrambe queste informazioni, se inserite nel fascicolo selezionato, verranno automaticamente impostate da Cliens.
E', poi, necessario specificare gli eventuali dati aggiuntivi sull'atto da depositare, la cui natura cambia in base alla memoria che si sta imbustando. Tra tutti i dati proposti, la prima sezione è dedicata al Riferimento Procedimento e va sempre aperta cliccando sul bottone contenente la "i", posto in sua corrispondenza. Al click su questo bottone verrà visualizzata la finestra che segue:

Creazione della busta telematica: riferimento provvedimento

In essa si deve controllare che il Numero del procedimento, il sub e l'anno siano correttamente compilati (Cliens prova a farlo desumendo queste informazioni dal numero di ruolo del Fascicolo). Si deve verificare la correttezza dell'ufficio di destinazione, specificare il Ruolo ed, eventualmente, il Rito. Si può quindi confermare e, cliccando sul tasto "FIne" dell'ultima tappa del percorso guidato, Cliens creerà la busta telematica:

Creazione della busta telematica

Le buste create vengono registrate da Cliens in un elenco dove sono sempre consultabili. Ognuna di esse ha l'aspetto dell'immagine qui sopra. Nella finestra si possono notare alcune particolarità:

  1. ogni busta viene posta da Cliens in uno stato. Nell'esempio appena fatto, la busta, creata dalla segretaria senza che il dispositivo di firma digitale sia inserito nel computer, viene catalogata nello stato "Da firmare";
  2. utilizzando i due bottoni con la lente di ingrandimento sarà possibile accedere direttamente al fascicolo o leggere gli atti predisposti nella busta;
  3. la tabella in basso riporta i documenti contenuti nella busta. Si noti che Cliens ha creato il file "DatiAtto.xml" (contenente informazioni utili per la cancelleria di destinazione) e che, se si utilizza Word nella versione 2007 o 2010 oppure OpenOffice, ha automaticamente trasformato la memoria dal formato doc al formato pdf testuale, come richiesto dalle specifiche tecniche del Processo Telematico, senza che se ne sia dovuto occupare direttamente l'operatore;
  4. in corrispondenza di ogni file, si può indicare quali di questi debbano essere firmati digitalmente. Cliens seleziona in modo automatico i file che devono obbligatoriamente essere firmati, lasciando all'avvocato la facoltà di selezionare anche gli altri.

A questo punto, si può registrare la busta (che verrà firmata e depositata in un secondo momento) oppure, se disponibile il dispositivo di firma digitale, si può procedere a generare la busta nel formato richiesto dal sistema.

Prima di poter generare la busta sarà necessario collegare il dispositivo di firma digitale al computer. Cliens chiederà una sola volta il pin e procederà ad apporre la firma a tutti i documenti selezionati. Quindi provvederà ad effettuare automaticamente il deposito utilizzando la PEC dell'avvocato.
 

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